Synergie en single source

Synergie en ‘single source’ resulteert in efficiency en (extra) savings
Door: Wilco van Regteren
wilco-van-regteren

Situatie
In mijn rol als Sr. Category Manager bij de A-12 ziekenhuis groep (Groene Hart, MCH en Bronovo) heb ik voor de afdeling Laboratorium bloedgas apparatuur ingekocht. De laboratoria van de 3 ziekenhuizen waren allemaal toe aan vervanging van hun apparatuur en er was ook een duidelijke voorkeur: voortzetting van hun huidige merk, 3 merken! Daarnaast was het beschikbare budget voor ieder huis verschillend.

Aanpak
Het project team bestond uit afgevaardigden van ieder huis, samen met inkoop. Ik heb de randvoorwaarden voor het sourcingstraject geschreven en goedkeuring op gekregen. Overeenstemming werd bereikt om naast de 3 bestaande ook 2 nieuwe (internationale) leveranciers uit te nodigen die zich mochten presenteren. Hieruit werden 3 partijen geselecteerd die elk voor 2 maanden werden getest en beoordeeld op basis van objectieve criteria. Vooraf had ik met het team overeenstemming bereikt dat slechts met de 2 best scorende partijen de onderhandelingen zouden worden gevoerd, op basis van een 10 jarige TCO met een ‘cost breakdown’ voor vaste- en variabele kosten.
Door goede connecties van één van de teamleden zijn gedurende het proces nog 2 externe ziekenhuizen aan boord gehaald, waarmee de kritische massa verder kon worden opgevoerd.

Resultaat
Door de afgegeven ‘cost breakdown’ was er een goede onderhandelingspositie ontstaan voor, met name de variabele (verbruiks)kosten, waarmee normaal gesproken de marge voor de leverancier wordt gemaakt. Daarnaast was het aantal apparaten en de contract duur voor beide partijen zodanig interessant dat er diep in de buidel werd getast. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in een onverwachte en bovengemiddelde besparing op zowel de investering, als het onderhoudscontract en de verbruiksgoederen, waarbij het budget van elk van de 5 huizen ruim werd gerespecteerd.