Inleiding
In het vorige deel schreef ik over de selectie van geschikte partijen voor een (open source) applicatie ontwikkeling en de implementatie ervan als opmaat naar een dialoog. Na eerder een stuk te hebben gepubliceerd over de overwegingen om een concurrentiegerichte dialoog als bijzondere aanbestedingsprocedure te hanteren. In dit afsluitende stuk (deel 3 van het drieluik) ga ik in op de dialoogfase en de gunning, misschien wel het meest interessante onderdeel van de procedure.
De procesgang van de dialoogfase is veel omvattend en vergt daarom alleen al een degelijke planning. Het gaat om een aantal, in dit geval drie dialoogronden, waarin van ‘grof naar fijn’ een oplossing wordt ontwikkeld in samenwerking tussen aanbestedende dienst en gegadigden. De communicatie tijdens de dialogen wordt minutieus vastgelegd in verslagen en Nota’s van Inlichtingen. Vaak zijn er meerdere disciplines en verschillende functionarissen van zowel de aanbestedende dienst als aan de kant van de gegadigde in de diverse ronden vertegenwoordigd. Per ronde is er een agenda met (ontwerp)documenten die besproken wordt.
Resultaat
Van de drie geselecteerde gegadigden bleek al snel dat slechts één gegadigde het ‘aandurfde’ om daadwerkelijk met de aanbestedende dienst de dialoog volledige te doorlopen. Na de eerste dialoogronde werd duidelijk dat één partij onoverkomelijke risico’s zag en tevens aanvoerde dat de planning van de dialoog wel heel uitdagend was. En daarom niet verder wilde. Bij de tweede afvaller woog de kwestie van intellectueel eigendomsrecht te zwaar mee om verder te gaan. Vaak spelen beweegredenen een rol waar je niet altijd de vinger achter kan krijgen. Uiteraard is het in het belang van de aanbestedende dienst om de geselecteerde gegadigden aan boord te houden; al is het alleen maar om concurrentie in stand te houden. De dialoog is voortgezet met de overgebleven derde partij. De dynamiek verandert hierdoor, omdat er een afhankelijkheid ontstaat. Bovendien ligt er een planning. Het verliezen van deze gegadigde was dus een zeer ongewenste uitkomst. Als aanbestedende dienst hebben we bij deze gegadigde al bij de marktverkenning een goed gevoel gehad en gelukkig werd dit in de dialoog bevestigd. Na de nodige hobbels genomen te hebben en additioneel overleg, werd de dialoog uiteindelijk voor zowel aanbestedende dienst als gegadigde naar tevredenheid afgerond. Er is een overeenkomst getekend, maar de mooiste uitkomst was dat er een basis van vertrouwen is geschapen om daadwerkelijk te gaan ontwikkelen en implementeren.
Ik hoop dat de drie delen over de concurrentiegerichte dialoog uw interesse heeft gewekt om deze ook zelf toe te passen. Uiteraard zijn wij als sZIP bereid om hierin met u mee te denken en in te ondersteunen. Benader ons gerust met het contactformulier op onze website.
Bron: Radjes Boejharat