“De concurrentiegerichte dialoog……. waarom niet? ” door Radjes Boejharat (deel 3)

Inleiding

Inhet vorige deel schreef ik over de selectie van geschikte partijen voor een (open source) applicatie ontwikkeling en de implementatie ervan als opmaat naar een dialoog. Na eerder een stuk te hebben gepubliceerd over de overwegingen om een concurrentiegerichte dialoog als bijzondere aanbestedingsprocedure te hanteren. In dit afsluitende stuk (deel 3 van het drieluik) ga ik in op de dialoogfase en de gunning, misschien wel het meest interessante onderdeel van de procedure.

De procesgang van de dialoogfase is veel omvattend en vergt daarom alleen al een degelijke planning. Het gaat om een aantal, in dit geval drie dialoogronden, waarin van ‘grof naar fijn’ een oplossing wordt ontwikkeld in samenwerking tussen aanbestedende dienst en gegadigden. De communicatie tijdens de dialogen wordt minutieus vastgelegd in verslagen en Nota’s van Inlichtingen. Vaak zijn er meerdere disciplines en verschillende functionarissen van zowel de aanbestedende dienst als aan de kant van de gegadigde in de diverse ronden vertegenwoordigd. Per ronde is er een agenda met (ontwerp)documenten die besproken wordt.

Resultaat

Van de drie geselecteerde gegadigden bleek al snel dat slechts één gegadigde het ‘aandurfde’ om daadwerkelijk met de aanbestedende dienst de dialoog volledige te doorlopen. Na de eerste dialoogronde werd duidelijk dat één partij onoverkomelijke risico’s zag en tevens aanvoerde dat de planning van de dialoog wel heel uitdagend was. En daarom niet verder wilde. Bij de tweede afvaller woog de kwestie van intellectueel eigendomsrecht te zwaar mee om verder te gaan. Vaak spelen beweegredenen een rol waar je niet altijd de vinger achter kan krijgen. Uiteraard is het in het belang van de aanbestedende dienst om de geselecteerde gegadigden aan boord te houden; al is het alleen maar om concurrentie in stand te houden. De dialoog is voortgezet met de overgebleven derde partij. De dynamiek verandert hierdoor, omdat er een afhankelijkheid ontstaat. Bovendien ligt er een planning. Het verliezen van deze gegadigde was dus een zeer ongewenste uitkomst. Als aanbestedende dienst hebben we bij deze gegadigde al bij de marktverkenning een goed gevoel gehad en gelukkig werd dit in de dialoog bevestigd. Na de nodige hobbels genomen te hebben en additioneel overleg, werd de dialoog uiteindelijk voor zowel aanbestedende dienst als gegadigde naar tevredenheid afgerond. Er is een overeenkomst getekend, maar de mooiste uitkomst was dat er een basis van vertrouwen is geschapen om daadwerkelijk te gaan ontwikkelen en implementeren.

Ik hoop dat de drie delen over de concurrentiegerichte dialoog uw interesse heeft gewekt om deze ook zelf toe te passen. Uiteraard zijn wij als sZIP bereid om hierin met u mee te denken en in te ondersteunen. Benader ons gerust met het contactformulier op onze website.

“De concurrentiegerichte dialoog……. waarom niet? deel 2

In maart 2019 schreef ik over de overwegingen om een concurrentiegerichte dialoog als bijzondere aanbestedingsprocedure te hanteren. In het vervolg van deze drieluik ga ik in op de voorbereiding en selectiefase.

Nog even over de casus (behoeftestelling):

Het betreft de gezamenlijke ontwikkeling van een IT applicatie door opdrachtgever en een te selecteren opdrachtnemer. Waarbij het beheer ‘in house’ wordt gedaan en de wens van ontwikkeling van de applicatie op basis van ‘open source’. Hiervoor is geen volledig Programma van Eisen (PvE) op te stellen, zonder hulp van de markt. De concurrentiegerichte dialoog is een geschikte procedure om samen (aanbestedende dienst en gegadigde) een oplossing met bijbehorend PvE te ontwikkelen wat vervolgens de basis is voor de inschrijving.

De voorbereiding en selectie

De concurrentie gerichte dialoog omvat drie fasen:

De selectiefase om tot geschikte partijen te komen (dit is niet anders dan bij een niet openbare procedure);
De dialoogfase om tot een geschikte en passende oplossing te komen met elk van de geselecteerde gegadigden uit de selectiefase afzonderlijk. Dit gebeurt in een aantal ronden waarin van ‘grof naar fijn’ een aantal (ontwerp) documenten worden besproken en een prototype wordt gedemonstreerd;
De gunningsfase waarin de inschrijving wordt gedaan en de winnende inschrijving wordt geselecteerd. De inschrijving betreft, naast de prijs en de invulling van de gunningscriteria, tevens een prototype van de applicatie.

Tijdens de marktconsultatie was reeds een concept PvE aan de markt voorgelegd. Dit is met enkele kleine aanpassingen onderdeel van het aanbestedingsdossier voor de selectiefase geworden. Het selectie document had meer voeten in aarde. De focus in het selectie document lag met name bij het opstellen van de juiste minimumeisen (geschiktheidseisen) en selectiecriteria. Hiermee wil je binnen de kaders van de aanbestedingswetgeving in feite aanmeldingen van ondernemingen die de applicatie succesvol kunnen ontwikkelen en implementeren zoals jij wilt. Bij de minimumeisen ging het naast technische geschiktheid ook om het vermogen om samen te werken/ontwikkelen. In de selectiecriteria, die nodig zijn om tot drie partijen te komen, is hier nader het accent op gelegd. Uiteraard was het vermogen om ‘open source’ te kunnen ontwikkelen een belangrijk selectiecriterium.

Resultaat

Vijf ondernemingen hebben zich aangemeld waarvan er drie geschikt zijn bevonden. Deze drie kregen een uitnodiging voor deelname aan de dialoogfase.

In het volgende en tevens laatste deel van de drieluik zal ik ingaan op de dialoogfase en de gunning. Indien u meer wil weten over de voorbereiding en selectiefase dan kunt u mij gerust benaderen via een bericht middels het contactformulier op onze website.

“De concurrentiegerichte dialoog……. waarom niet? ”

Inleiding

Het valt mij op na al jaren werkzaam te zijn geweest voor opdrachtgevers (lees: aanbestedende diensten) dat er nog altijd angst en daardoor afkeer bestaat voor ‘aanbesteden’. En deze angst wordt groter als het woord ‘Europees’ zich aandient. De associatie met een lange doorlooptijd, weinig ruimte voor overleg met gegadigden, starheid door regels en veel administreren komt bij menig medewerker (manager, materiedeskundige of inkoper) naar boven.

Deze drieluik tracht de angst voor een (Europese) aanbestedingsprocedure te verminderen door de focus te leggen op de meerwaarde van een bijzondere procedure, de concurrentiegerichte dialoog.

In het eerste deel, misschien wel de belangrijkste, is de afweging van een procedure aan de orde. In het volgende zal de uitvoering worden besproken en tenslotte de gunning en de evaluatie.

Voor de duidelijkheid: Een aanbestedingsprocedure is een set van stappen die volgens bepaalde regels doorlopen wordt om tot gunning van een opdracht te komen.

Met de laatste wijzigingen in de aanbestedingswet (2016) kunnen er meer soorten procedures gekozen worden dan voorheen. ‘De toolbox voor de overheidsinkoper is uitgebreid’. Daarnaast wordt de mogelijkheid geboden om meer en beter in gesprek te gaan met de markt binnen een procedure. De bedoeling van deze wijzigingen is om tot een betere afstemming te komen van vraag en aanbod. De vereisten voor deze procedures zijn daarom verlaagd.

Vaak is de kennis en de kunde bij aanbestedende diensten niet van dien aard dat men op de hoogte is van deze mogelijkheden of heerst er toch de eerder geschetste angst.

De casus

Voor de ontwikkeling van een IT applicatie is door een aanbestedende dienst een marktconsultatie uitgevoerd om haar behoeftestelling te toetsen. Het bleek dat er geen standaardoplossing of een relatief eenvoudig aan te passen standaardoplossing voor handen was. Maatwerk was dus aan de orde. De marktconsultatie wees wel uit dat er bereidheid was van partijen om een oplossing te ontwikkelen. De aanbestedende dienst stond voor de opgave een specificatie zelf te laten ontwikkelen en deze aan te besteden. Maar dit bleek lastiger te zijn dan gedacht omdat het eindbeeld oftewel de gewenste situatie op verschillende manieren ontwikkeld kan worden (een uitkomst van de marktconsultatie). Daarnaast speelde de inbreng van een in-house IT ontwikkelclub (beheerder) in dit traject een belangrijke rol. Ten slotte speelde de tijdige oplevering van een werkende applicatie. Met andere woorden er was tijdsdruk. Door gebruik te maken van de concurrentiegerichte dialoog werd beoogd een deel van het ontwikkeltraject naar voren te trekken. Dus in feite in de procedure.

De gekozen procedure

Na intensief beraad werd besloten dat een gezamenlijk ontwikkeling van de IT applicatie door opdrachtgever en opdrachtnemer zeer wenselijk was. In de procedure, dialoogfase worden de uitgangsspecificaties getoetst en bijgesteld in relatie tot de oplossing die wordt ontwikkeld.

Ik heb toen voorgesteld om de mogelijkheden te onderzoeken van een bijzondere procedure waarin we de doelstelling van een gezamenlijk ontwikkelde applicatie binnen de tijdslijnen zouden kunnen behalen door maximaal gebruik te maken van interne kennis en marktkennis met als uitgangspunt een gewenste situatie op basis van concept eisen. Drie procedures passeerden de revue:

De concurrentiegerichte dialoog
De onderhandelingsprocedure met bekendmaking
De innovatie partnership

De onderhandelingsprocedure voldeed niet omdat de specificaties niet SMART genoeg te formuleren waren. De innovatie partnership ging, ondanks dat er wel innovatieve aspecten waren, toch iets te ver aangezien er wel uitgangspunten, concept eisen, ontwikkelrichtingen en een eindbeeld waren. De concurrentiegerichte dialoog leek het meest geëigend. Hiervoor is na zorgvuldige overweging van de casus van de aanbestedende dienst en gebruikmakend van de mogelijkheden van artikel 2.28 Aw. ook daadwerkelijk voor gekozen.

In het volgende deel zal ik concreet maken hoe de voorbereiding en de selectiefase verliepen. Indien u meer wil weten over de afweging voor deze procedure dan kunt u mij gerust benaderen via een bericht met het contactformulier.

door Radjes Boejharat

sZIP Spendanalyse geeft gemeente handvat voor verdere inkoop professionalisering

In Maart 2017 werden wij door een gemeente gevraagd een offerte te maken voor een ‘spendanalyse’ voor hun uitgaven van de jaren 2014-2016. Nadat uit meerdere aanbiedingen sZIP als beste partij was geselecteerd, kon eind April worden gestart met het verwerken van de data. De data dump bleek sterk ‘vervuild’ te zijn; gelukkig kon gebruik worden gemaakt van een eigen sZIP ‘analyse-tool’ waardoor er al na enkele dagen een aanvang kon worden gemaakt met de analyse.

Binnen 4 weken waren de uitgaven in een gestandaardiseerde categorisatie-matrix verwerkt en bood de analyse een inzage in:

Pareto analyse leverancier-omzet
Pareto analyse leverancier-order
Top 25 leveranciers in aantal facturen
Spend per categorie
Top 25 leveranciers
Spend per budgethouder

Tevens is er een voorstel gedaan tot een verbeterde inkoop efficiency (order proces, factuur verwerking, verplichtingen administratie en contract management), met daaraan gekoppeld een besparingspotentieel per categorie.

De gemeente was zeer onder de indruk van de analyse en het advies, met name omdat het hun een betrouwbare basis bood voor een volgende stap in hun verdere inkoop professionalisering. Uiteraard waren wij blij met deze reactie van een zeer tevreden klant!

Wilt u meer weten over onze spendanalyse-tool, neem dan contact met ons op via info@szip.nl

Stef Simonis behaalt Best Value Level A+ certificering

Stef Simonis, consultant en eigenaar van SPS Advies en lid van sZIP, heeft het IMT, PIPS en TTT-examen gehaald en is daarmee Best Value Level A+ gecertificeerd. Met de certificering is hij een van de in totaal 33 personen met een Best Value Level A+ notering in Nederland.

Stef behaalt dus het hoogste niveau in de Best Value Certificering, het Level A+ certificaat. Voor deelname moeten cursisten eerder een Level A-certificaat behaald hebben. De Level A+ trainingen worden geëxamineerd in Phoenix, USA door de Arizona State University, middels het programma “Train the Trainer Course”. Na het behalen van de Level A+ certificering wordt de certificaathouder vermeld in het register van Best Value A+ certificaathouders van de PBSRG.

Wij van sZIP feliciteren Stef met het behalen van dit prachtige certificaat.

Voorzittershamer overgedragen

Maandag 9 januari 2017 heeft Paul Peek tijdens de 1e bijeenkomst dit jaar het voorzitterschap overgedragen aan Sandra Draisma en Karin Reitsma.

Maandag 9 januari jl. was de 1e bijeenkomst van sZIP in het nieuwe jaar. Tijdens deze bijeenkomst is het voorzitterschap door Paul overgedragen aan Sandra en Karin. Zij gaan samen de functie van voorzitter en secretaris in de maatschap op zich nemen. Sandra vervulde reeds de functie van secretaris.

Paul werd door zijn inkoopcollega’s bedankt voor al zijn werk de afgelopen tijd voor de maatschap en werd in het zonnetje gezet met een mooie plant en een paar lekkere flessen wijn.

De maatschap sZIP zal onder de bezielende leiding van Sandra en Karin dit jaar volgende stappen gaan maken om sZIP verder op de kaart te zetten. Hiervoor is een 2-daagse heisessie half maart gepland waarin we het met elkaar gaan hebben over de doelstellingen van de maatschap en waar we over een aantal jaren willen staan.

sZIP-leden hebben zich verenigd in een maatschap

Vrijdag 1 juli 2016 is sZIP officieel ingeschreven in de Kamer van Koophandel als maatschap.

Na een aantal jaren van intensieve samenwerking en voorbereiding was vrijdag 1 juli 2016 het officiële moment dat de sZIP leden zich als maatschap hebben verenigd door zich bij de Kamer van Koophandel als samenwerkingsverband Zelfstandige Inkoop Professionals in te schrijven. Iets waar we met elkaar trots op mogen zijn.

Dit heugelijk moment hebben we met elkaar gevierd in de mooie stad Utrecht. Samen zijn we letterlijk en figuurlijk het bootje ingestapt en hebben we vanaf de Utrechtse grachten de historie van de binnenstad mogen bewonderen.

Best Value A-certificering voor Stef Simonis

Donderdag 7 april 2016 heeft Stef Simonis (sZIP-lid) het A-certificaat Best Value behaald.

De Best Value certification board heeft geconcludeerd dat Stef de methodiek op juiste wijze toe kan passen en de theorie kan overbrengen. Met dit certificaat heeft Stef het bewijs dat hij als individu in staat is het traject volgens de Best Value aanpak zelfstandig van A tot en met Z te volbrengen.

Met het A-certificaat staat Stef ingeschreven in het openbare register van Best Value A-certificaathouders op de website Best Value Nederland en van PBSRG (Performance Based Studies Research Group) van de Arizona State University (ASU).

Studiemiddag Aanbestedingsrecht

Nieuwe inzichten tijdens leerzame middag, deze zijn goed te gebruiken in mijn dagelijkse werk, een echte aanrader!

Reactie van Karin Reitsma over ‘Studiemiddag Aanbestedingsrecht’

‘Na de leergang Aanbestedingsrecht voor Inkopers gevolgd te hebben, had ik de behoefte aan een verdiepingsslag. Deze heb ik gevonden in de vorm van de aanvullende studiemiddagen, waarbij actuele onderwerpen worden uitgediept. Tijdens de dialoog van professor Chris Jansen waren nieuwe inzichten vanuit de collegezaal ingebracht, hierdoor ontstonden nieuwe uitgangspunten. Deze zijn goed te gebruiken in mijn dagelijkse werk, een echte aanrader!’

Tijdens de studiemiddagen staan thema’s centraal die op dit moment aanleiding geven tot vragen en discussies in de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Tijdens deze studiemiddagen wordt niet – zoals vaak te doen gebruikelijk is- volstaan met een inventariserende bespreking van relevante wet- en regelgeving en jurisprudentie. Het is nadrukkelijk de bedoeling die wet- en regelgeving te problematiseren aan de hand van een discussie op basis van voorbeelden uit de praktijk en daar ook de deelnemers aan de studiebijeenkomsten bij te betrekken. Het uiteindelijke doel om de richtingen waarin het recht zich wel en niet zou moeten ontwikkelingen, te duiden.

De cursusleiding is in handen van Prof. mr. Chris Jansen, hoogleraar privaatrecht aan de Vrije Universiteit te Amsterdam, hoogleraar privaatrechtelijk bouwrecht aan de Universiteit van Tilburg, raadsheer plaatsvervanger in het Hof ’s-Her togenbosch en vicevoorzitter van de Commissie van Aanbestedingsexperts. Daarnaast zullen er bijdragen worden geleverd door onderzoekers uit zijn onderzoeksteam en door experts uit de advocatuur en de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

Best Value Procurement

Vrijdag 4 en zaterdag 5 maart 2016 hebben 3 sZIP-leden de training Best Value Procurement incl. B-certificaat gevolgd bij Buyers United.

Sandra Draisma, Karin Reitsma en Glenn de Vries hebben de training gevolgd van Best Value Procurement (BVP) via Buyers United. “We hebben twee leerzame dagen meegemaakt en afgerond met BVP certificering (B).”

Best Value is méér dan een inkoopmethodiek; het is een filosofie dat alle betrokken partijen volledig in hun kracht moeten komen te staan om maximale waarde te creëren voor het gemeenschappelijk doel.

Het Best Value gedachtegoed vindt zijn oorsprong bij professor Dean Kashiwagi (Arizona State University). Ook sZIP.nl omarmt zijn initiatief en adviseert opdrachtgevers in de toekomst hierover.

“Best Value moves the procurement function into the future by changing the paradigm, the function and the approach.” Dean Kashiwagi.

Best Value is inmiddels doorgedrongen tot de inkoop- en verkooppraktijk en heeft tot vergaande innovaties geleid, waarbij aanbieders maximale ruimte krijgen om zich van elkaar te onderscheiden.
Van “het controleren en beheersen van aanbieders” naar “loslaten en vertrouwen”. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Een paradigmashift is noodzakelijk en dat lukt alleen als u wordt ondersteund door experts die Best Value echt hebben doorleefd.

Buyers United