Oude treinen met nieuwe deuren

Oude treinen met nieuwe deuren
Door: Glenn de Vries

Voor de Nederlandse Spoorwegen heeft Glenn de Vries een Europese aanbesteding begeleid voor het kopen van nieuwe deuren in een gemoderniseerde trein.
Eens in de 18 jaar worden treinen, volledig gemoderniseerd en voorzien van de huidige en moderne technologieën. Zo start in 2016 de modernisering van de VIRM (de Intercity) en wordt de huidige trein compleet gestript. Ik mocht voor NedTrain (de Overhaul van de NS) drie Europese aanbestedingen begeleiden (Nieuwe remwerkbalken, nieuwe daken en nieuwe deuren), waarvan ik de nieuwe deuren kort wil toelichten.

Op het moment dat je diensten of producten inkoopt, welke een veiligheid kritisch karakter hebben en waar reizigers gebruik van maken, dan komt er vaak meer bij kijken dat het standaard Inkoopproces. In dit geval koop je deuren in, welke mogelijkerwijs niet bij de OEM’er (Oorspronkelijke leverancier) vandaan komen, maar wel dezelfde karakter eigenschappen moet bezitten. Denk aan krachten op het materiaal, samenwerking met andere onderdelen, maar ook certificeringen en toelating van IL&T, een toelatingsinstituut dat akkoord geeft op nieuwe of gewijzigde onderdelen.
Voordat je dus uit kan komen op een nieuwe leverancier, dient een aanbesteding goed te worden voorbereid en dienen de tussentijdse kwaliteitsstappen goed moeten worden gedocumenteerd.
Een goede samenwerking tussen SQA (Supplier Quality) Engineering en Inkoop is essentieel, in het maken van de juiste keuzes. Door het houden van kwaliteitsaudits en het maken van leveranciersanalyses, werk je samen met de leverancier naar een prototype welke getest en toegelaten in de trein wordt geïnstalleerd.

Zo kan de VIRM voor de komende 18 jaar weer het spoor op en kunnen we zeker zijn dat treinen worden voorzien van veiligheidsgegarandeerde onderdelen, die afgestemd zijn en dezelfde of betere karakter eigenschappen hebben als het oorspronkelijke materiaal.

Best Value (Procurement)

Multiservices op basis van de Best Value (Procurement) methode
Door: Stef Simonis

Stef heeft ruime ervaring met het toepassen en borgen van de Best Value (Procurement) methode. Voor de provincie Noord-Holland en voor de gemeente Purmerend heeft Stef meerdere projecten begeleid met deze methode. Voor beide organisaties heeft Stef voor de behoefte aan Catering, Schoonmaak en levering sanitaire artikelen een Best Value traject begeleid. Voor beide organisaties was het tamelijk nieuw om een dergelijke methode toe te passen. Het is Stef daarbij gelukt de projecten goed te doorlopen en de methode te borgen in de organisatie. Interne Opdrachtgevers hebben aangegeven zeer tevreden te zijn met de begeleiding die Stef heeft gegeven. Ook heeft Stef gezorgd dat er voor de periode na opdrachtverlening voldoende kennis en kunde is achtergebleven om tijdens de uitvoeringsperiode van het contract het contractmanagement goed vorm te geven. Eén contract vertegenwoordigt een waarde van 20 miljoen voor de looptijd van maximaal 10 jaar, de ander 3,1 miljoen met een looptijd van maximaal 7 jaar.

Werken

Werken
Door: Stef Simonis

Stef heeft veel ervaring met begeleiden van aanbestedingstrajecten op het gebied van werken. Stef heeft tientallen grote Europese aanbestedingen begeleid. Zowel op basis van de UAV als op basis van de UAV-gc. De laatste jaren heeft Stef voornamelijk grote en complexe werken op basis van de UAV-gc begeleid. Hij heeft actief deelgenomen aan de projecten in de vakgebieden INFRA en Utiliteitsbouw. Stef heeft zijn ervaring opgedaan bij meerdere Opdrachtgevers.

Ingenieurs- en adviesdiensten

Ingenieurs- en adviesdiensten
Door: Stef Simonis

Voor provincie Noord-Holland heeft Stef een niet openbare Europese aanbesteding begeleid voor de inhuur van ingenieurs- en adviesdiensten. Het oude contract liep ten einde, zodat er een nieuwe aanbesteding gehouden moest worden. Door de veranderende markt en een gewijzigde behoefte vanuit de interne organisatie moest van ‘scratch’ af aan worden begonnen. Stef heeft een actieve rol gespeeld met het ophalen van de interne klantvraag en het vertalen hiervan in de aanbestedingsdocumenten. In samenwerking met het gehele projectteam is uiteindelijk een uitvraag gedaan. Er werd gekozen voor het toepassen van meerdere percelen, met per perceel meerdere opdrachtnemers. Hierdoor was het belangrijk het aanbestedingsproces zorgvuldig, duidelijk en transparant vorm te geven. Het is Stef, door zijn kennis en ervaring, gelukt de aanbesteding goed te doorlopen en met een positief resultaat, voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemers, af te sluiten. Ook is door afgewezen partijen aangegeven dat het aanbestedingsproces duidelijk, helder en transparant is verlopen. Het bleek uiteindelijk een zeer succesvol contract met een waarde over vier jaar gemeten van meer dan 80 miljoen euro.

Klachtencommissie

Klachtencommissie Europese aanbesteding
Door: Sandra Draisma

Tijdens een Europese aanbesteding is door een partij een klacht ingediend bij het klachtenmeldpunt van de gemeente Den Haag. Als onafhankelijk inkoopadviseur is Sandra als lid toegevoegd aan de klachtencommissie. In korte tijd heeft zij zich de gehele inhoud van de aanbesteding eigen gemaakt. Zij is daarbij in staat geweest om de rollen van deskundig collega en objectief oordelend lid van de klachtencommissie te kunnen scheiden en verenigen in een persoon.

Europese subsidietrajecten

Dienstverlening Europese subsidietrajecten
Door: Sandra Draisma

De gemeente Den Haag voert verschillende subsidietrajecten uit. Zij kunnen dit zelfstandig, maar er zijn situaties waarbij er sprake is van een gebrek aan capaciteit. In deze gevallen wil de gemeente de mogelijkheid hebben om een externe dienstverlener in te zetten. Sandra heeft deze Europese aanbesteding begeleid. Voor de klant was het de eerste keer dat zij deelnamen aan een Europese aanbesteding. Samen met de klant heeft Sandra daarom veelvuldig overleg gevoerd over de procedure/EU regelgeving en de omschrijving van de opdracht. Een marktconsultatie is ingezet om de juiste verdeling in percelen vast te kunnen stellen. Uiteindelijk is de opdracht in drie percelen de markt opgezet, waarbij voor twee percelen sprake was van een mini-competitie (vijf leveranciers per perceel). Daarnaast was de beoordeling van deze twee percelen verschillend ten opzichte van het derde perceel. Bij de percelen met mini-competitie is, op advies van Sandra, enkel beoordeeld op kwaliteit. Enkel de kwalitatief beste partijen zijn daardoor in aanmerking gekomen voor de opdracht. De exacte opdracht kan pas bij de mini-competitie bepaald worden en op dat moment zal prijs onderdeel uitmaken van de gunning. Door middel van loting, begeleid door Sandra, is voor beide percelen uiteindelijk bepaald aan welke partijen de opdracht gegund werd.

Aansprakelijkheidsverzekering

Aansprakelijkheidsverzekering Gemeente Den Haag
Door: Sandra Draisma

Voor de gemeente Den Haag heeft Sandra een Europese aanbesteding begeleid voor de aansprakelijkheidsverzekering. De gemeente was niet tevreden met het gegeven dat er al jaren sprake was van slechts één verzekeraar die zich inschrijft voor de opdracht. Het verzoek aan Sandra was, om in samenwerking met de klant, dit probleem op te lossen. Door haar kennis en ervaring met andere verzekeringsaanbestedingen (o.a. CAR en wagenpark) wist zij hoe de markt het beste benaderd kon/wil worden. Binnen de gemeentes van Nederland, is de gemeente Den Haag de eerste geweest die de onderhandelingsprocedure met vooraankondiging heeft ingezet voor deze specifieke opdracht. Verzekeraars zijn actief benaderd om mee te doen met deze procedure. In gezamenlijkheid met de aangemelde verzekeraars is de opdracht dusdanig geformuleerd dat er mogelijkheden ontstonden voor meerdere verzekeraars om een inschrijving in te dienen. En met succes: meerdere verzekeraars hebben inderdaad een inschrijving ingediend en bleken te voldoen aan de gestelde eisen/wensen.

World Wide Tender

World Wide Tender voor Paresto (de defensiecateraar) 2010-2011
Door: Paul (G.P.A.) Peek

Openbare aanbesteding – PB/S nr. 2010/S 215-330127
Contractwaarde: 100-120 miljoen euro

Bij het Ministerie van Defensie, Paresto (CDC) heb ik in de periode van 2010-2011 de openbare EU aanbesteding t.b.v. de wereldwijde levering en distributie van levensmiddelen en hieraan gerelateerde non-food artikelen en dienstverlening bij oefeningen en missies van de Nederlandse Krijgsmacht i.h.k.v. grond- en lucht gebonden optredens (World Wide Tender – WWT) aanbesteed. Het doel van deze aanbesteding was om één partij te contracteren die kan voorzien in het opzetten van een complete infrastructuur (kampement voor manschappen en op- en overslag capaciteit) incl. de levering en het transport van food en non-food artikelen. Na een aanbesteding van 6 maanden is het contract gegund aan Supreme, een Duits cateringbedrijf uit Dubai, een partij die weet hoe ze Kamp Holland in Uruzgan – Afghanistan moeten inrichten en bevoorraden (klik hier voor het artikel uit het NRC archief ‘Andijvie, pasta en soms haring in de woestijn’)

Leerlingenvervoer en WSW-vervoer

Leerlingenvervoer en WSW-vervoer 2014-2018
Door: Paul (G.P.A.) Peek

Openbare aanbesteding – PB/S nr. 2014/S 033-053761  & 2014/S 133-239227
Contractwaarde 22,5 miljoen euro

Bij het Intern Dienstencentrum van de gemeente Den Haag heb ik in 2014 de openbare EU aanbesteding gedaan van het Leerlingenvervoer voor de gemeenten Den Haag, Rijswijk en Delft incl. het WSW-vervoer voor de Haeghe Groep (SW-bedrijf). In overleg met de interne opdrachtgever (OCW) is een externe partij ingehuurd die inhoudelijke kennis heeft van het leerlingenvervoer. Op basis van een compleet pakket aan eisen en wensen is de aanbesteding 12-2-2014 gepubliceerd. Een flinke aanbesteding in 6 percelen. De interesse van marktpartijen was groot. Uiteindelijk is aan 1 marktpartij alle 6 de percelen gegund, waarbij tevens per perceel een wachtkamerovereenkomst is afgesloten met de partij die als second best is geëindigd. Mocht de gecontracteerde partij onverhoopt niet meer kunnen leveren, dan is de continuïteit van het vervoer gewaarborgd.

Concurrentiegerichte dialoog

EU aanbesteding Vastgoed Registratie Informatie Systeem 2010-2011
Door: Paul (G.P.A.) Peek

Concurrentiegerichte dialoog – PB/S nr. 2010/S 245-374470
Contractwaarde: 500k euro

Bij de Provincie Noord-Holland heb ik in de periode van 2010-2011 de aanbesteding van het Vastgoed Registratie Informatie Systeem (VRIS) gedaan. Op basis van de beschikbare informatie, de wensen van de opdrachtgever (beschrijving van hoofd- en deelprocessen incl. activiteiten) en een marktconsultatie in het voortraject is gekozen voor een concurrentiegerichte dialoog. Na publicatie is de selectiefase gestart met als doel om partijen te selecteren voor de dialoogfase. Tijdens deze fase is op basis van de 1e blauwdruk, waarin de processen waren vastgelegd, de dialoog gevoerd met de geselecteerde partijen om deze processen verder te optimaliseren. Na diverse dialoogronden met de marktpartijen is gekomen tot een definitieve procesbeschrijving. De overgebleven 5 partijen hebben op basis van de aanbestedingsdocumenten een inschrijving ingediend. Gegund is aan de economisch meest voordelige inschrijving, de marktpartij die het beste aansloot bij de eisen en wensen van de provincie. De gebruikers hebben uiteindelijk een systeem gekregen wat boven verwachting voldeed. Een leuk traject met een mooi resultaat bij een marktpartij (I-Real) die we van tevoren niet in het vizier hadden!